Chez Environics Research, le respect de la vie privée représente une part importante de notre engagement envers les répondants et le public en général.

Lorsque vous participez à un sondage mené par notre organisation, vous pouvez être assuré que les renseignements personnels que vous nous confiez resteront confidentiels.

Chaque fois que vous participez à l’un de nos sondages à titre de répondant, que ce soit en personne, par téléphone, par courrier ou par Internet, vous pouvez avoir l’assurance que vos réponses personnelles resteront confidentielles et ne seront en aucun cas liées aux renseignements permettant de vous identifier, sans votre permission expresse. Les renseignements permettant de vous identifier ne seront jamais vendus à qui que ce soit. Vous êtes libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à votre participation en tout temps.

La politique de confidentialité d’Environics Research constitue un énoncé de principes de même que des lignes directives décrivant le niveau de protection des renseignements personnels conféré par Environics Research aux répondants et au grand public. La politique de confidentialité d’Environics Research a pour objectif de promouvoir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des renseignements personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

Environics Research continuera de revoir sa politique de confidentialité afin d’en assurer la pertinence et de la garder conforme aux normes de l’industrie, des technologies et des lois.

Environics Research est un membre du conseil de recherche et d’intelligence marketing canadien. Cet organisme établit des normes auxquelles leurs membres doivent se conformer et qui protègent également votre vie privée.

Si vous éprouvez des inquiétudes quant à la façon dont Environics Research protège votre vie privée, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée ([email protected]) par la poste à l’adresse suivante : 366 Adelaide Street West, Suite 101, Toronto, ON, Canada M5V 1R9.

Portée et application

Les dix principes qui constituent la politique de confidentialité d’Environics Research sont interdépendants et Environics Research les respectera dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l’accompagnent. Comme l’autorise la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), les observations de la politique de confidentialité d’Environics Research ont été rédigées de façon à refléter la situation particulière d’Environics Research à l’égard des renseignements personnels.

• La politique de confidentialité d’Environics Research s’applique aux renseignements personnels qu’Environics Research recueille, utilise ou divulgue dans le cadre de ses activités commerciales.
• La politique de confidentialité d’Environics Research s’applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes – verbale, électronique ou écrite.
• La politique de confidentialité d’Environics Research ne restreint pas la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements qui suivent par Environics Research:

1. les renseignements identifiables qui ne sont pas personnels;
2. le nom, le titre, l’adresse et/ou le numéro de téléphone au travail d’un employé d’un organisme;
3. d’autres renseignements à propos d’une personne qui sont disponibles publiquement et qui sont mentionnés dans les règlements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

L’application de la politique de confidentialité d’Environics Research est assujettie aux exigences et dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), aux règlements qui s’y rattachent et à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

Définitions

collecte :

action de recueillir, d’acquérir, de consigner ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.

consentement :

acquiescement libre à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger Environics Research à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que l’on peut raisonnablement déduire d’un acte ou d’une omission de la part d’une personne.

divulgation :

action de révéler des renseignements personnels à un tiers.

employé :

employé ou entrepreneur indépendant d’Environics Research.

renseignement personnel :

renseignement concernant une personne identifiable. Cela n’inclut pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’un organisme, ni les renseignements descriptifs et concrets sur un organisme.

répondant :

une personne du public qui fournit des renseignements personnels à Environics Research dans le cadre d’un sondage effectué par Environics Research. Par exemple, un répondant est une personne qui communique des renseignements personnels à Environics Research dans le cadre d’une étude de marketing ou sociale qui est quantitative ou qualitative.

tiers :

personne ou organisme autre qu’Environics Research.

utilisation :

traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par Environics Research ou au sein de celle-ci, ou par un tiers avec la connaissance et l’approbation d’Environics Research.

Les 10 principes de confidentialité

Principe 1 – Responsabilité

Environics Research est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et doit désigner au moins une personne qui devra s’assurer qu’Environics Research se conforme aux principes énoncés ci-dessous.

La responsabilité de veiller au respect de la politique de confidentialité d’Environics Research revient à l’agent de la protection des renseignements personnels d’Environics Research avec qui on peut communiquer par la poste à l’adresse suivante : 366 Adelaide Street West, Suite 101, Toronto, ON, Canada M5V 1R9. D’autres personnes chez Environics Research peuvent être déléguées pour agir au nom de l’agent de la protection des renseignements personnels ou pour s’occuper des activités quotidiennes de collecte et/ou de traitement des renseignements personnels.

Environics Research est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde et prendra les arrangements contractuels ou d’autres moyens pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en cours de traitement ou d’utilisation par un tiers..

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Environics Research doit déterminer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.

Environics Research recueille des renseignements personnels auprès du public uniquement pour les fins suivantes :

• pour effectuer des recherches de marketing et sociales (quantitatives ou qualitatives);
• pour comprendre les opinions des répondants et justifier la pertinence d’effectuer des recherches de marketing et sociales (quantitatives et qualitatives) qui sont plus poussées; et
• pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires.

Toute mention des « fins déterminées » renvoie aux fins mentionnées dans le présent énoncé de principe.

Environics Research doit préciser, que ce soit verbalement, électroniquement ou par écrit, les fins déterminées au répondant avant ou pendant la collecte des renseignements personnels durant un sondage. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au répondant de communiquer avec la personne désignée au sein d’Environics Research, qui lui expliquera les fins déterminées.

Lorsque des renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou divulgués à une fin qui n’a pas été préalablement déterminée, cette nouvelle fin doit être précisée avant l’utilisation des renseignements personnels. À moins que la nouvelle fin ne soit permise ou exigée par la loi, le consentement du répondant doit être obtenu avant que les renseignements soient utilisés ou divulgués à cette nouvelle fin.

Environics Research peut fournir à des clients ou d’autres tiers, sous forme regroupée, des renseignements obtenus dans le cadre d’un sondage. Lorsque les renseignements personnels sont présentés sous forme regroupée, il est impossible d’identifier un répondant.

Principe 3 – Consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels

Le répondant doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou divulgation des renseignements personnels qui le concernent, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

Les répondants qui participent à des recherches par sondage le font toujours sur une base volontaire. Le fait qu’un répondant accepte de participer à un sondage implique qu’il donne également son consentement.

En général, aucun renseignement personnel recueilli dans le cadre d’un sondage n’est divulgué à une tierce partie. Cependant, il arrive qu’un client commanditant le projet de recherche veuille contacter les répondants directement. Dans ces cas, Environics Research explique toujours au répondant la raison pour laquelle ces renseignements doivent être divulgués et obtient la permission explicite du répondant avant de procéder à une telle divulgation.

Un répondant est toujours libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à sa participation en tout temps.

En obtenant le consentement du répondant, Environics Research fera les efforts nécessaires pour s’assurer que ce dernier soit informé des fins déterminées auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Ces fins seront énoncées de façon à ce que le répondant puisse raisonnablement les comprendre.

Règle générale, Environics Research doit obtenir le consentement du répondant pour utiliser et divulguer des renseignements personnels au moment même de la collecte de ces renseignements. Toutefois, Environics Research peut aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser et/ou de les divulguer pour une nouvelle fin.

Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, Environics Research tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses répondants.

La participation d’un répondant à une recherche de marketing ou sociale (quantitative ou qualitative) peut constituer un consentement implicite permettant à Environics Research de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels aux fins déterminées.

Principe 4 – Limitation de la collecte des renseignements personnels

Environics Research limitera la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par Environics Research. Environics Research utilisera des moyens honnêtes et licites pour recueillir les renseignements personnels.

Aux fins des sondages qu’elle effectue, Environics Research limitera la quantité et le type de renseignements personnels recueillis. Elle recueillera uniquement la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins mentionnées aux personnes concernées.

Environics Research recueillera les renseignements personnels d’une personne principalement auprès de cette personne ou auprès d’un membre du foyer de celle-ci. Sauf dans les mesures permises par la loi, Environics Research recueillera des renseignements personnels uniquement de sources externes, comme des entreprises clientes, si les personnes concernées ont consenti à une telle collecte.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

Environics Research n’utilisera ni ne divulguera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps qu’il sera nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

1. un client d’Environics Research, si le répondant a consenti à une telle divulgation;
2. un tiers embauché par Environics Research pour exercer ses fonctions en son nom;
3. une autorité publique ou un agent d’une autorité publique si, selon le jugement raisonnable d’Environics Research, il y a raison de croire à un danger imminent pour la vie ou pour la propriété qui pourrait être évité ou réduit au minimum par la divulgation de l’information; ou
4. un ou des tiers, si le répondant a consenti à une telle divulgation, ou si la divulgation est requise ou permise par la loi.

Seuls les employés d’Environics Research dont le travail ou les fonctions l’exigent sont autorisés à avoir accès aux renseignements personnels des répondants.

Environics Research conservera les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, il est possible qu’un répondant soit recontacté afin de clarifier des réponses à un sondage ou afin d’obtenir des réponses additionnelles. Par conséquent, Environics Research conservera les renseignements personnels pendant une période de temps suffisante afin de pouvoir recontacter la personne.

Environics Research doit maintenir un contrôle des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques à l’égard de la conservation et de la destruction de renseignements et de dossiers qui concernent des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées, ou que la loi n’exige plus de conserver. De tels renseignements doivent être détruits, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Les renseignements personnels utilisés par Environics Research doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un répondant.

Environics Research fera la mise à jour des renseignements personnels des répondants et des employés seulement lorsque nécessaire pour répondre aux fins déterminées, ou lorsque la personne concernée l’en avertit.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Environics Research protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Environics Research protégera les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées en prenant les mesures de sécurité nécessaires, quelle que soit la forme sous laquelle ces renseignements sont conservés.

Environics Research protégera les renseignements personnels divulgués à des tiers par le biais d’ententes contractuelles énonçant le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.

Tous les employés d’Environics Research qui ont accès à des renseignements personnels seront tenus de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.

Principe 8 – Transparence des politiques et des procédures

Environics Research prendra les moyens pour que des renseignements précis sur ses politiques et ses procédures relatives à la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

Environics Research s’assurera que les renseignements sur ses politiques et ses procédures soient faciles à comprendre, ce qui inclut :

• le titre et l’adresse de la ou des personnes chargées de s’assurer qu’Environics Research respecte sa politique de confidentialité, et à qui il faut acheminer les plaintes et/ou les demandes de renseignements;
• le moyen d’avoir accès aux renseignements personnels que possède Environics Research;
• une description du genre de renseignements personnels que possède Environics Research, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés; et
• une description des renseignements personnels mis à la disposition d’organisations connexes (p. ex. filiales).

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Environics Research informera toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été divulgués à des tiers, et lui permettra de consulter ces renseignements. Toute personne pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Environics Research informera toute personne qui en fait la demande écrite à l’agent de la protection de la vie privée de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été divulgués à des tiers, et lui permettra d’avoir accès à ces renseignements

Dans certaines situations, il peut être impossible à Environics Research de permettre à un répondant de consulter tous les renseignements personnels qu’elle possède à son sujet. Par exemple, Environics Research peut ne pas offrir l’accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, Environics Research peut ne pas offrir l’accès aux renseignements si la divulgation permettait de révéler des informations commerciales confidentielles.

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels, un répondant peut être tenu de fournir des renseignements suffisants pour qu’Environics Research puisse rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels et autoriser l’accès au dossier de cette personne. L’information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.

Environics Research corrigera ou complétera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l’exactitude ou à l’exhaustivité des renseignements doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S’il y a lieu, Environics Research communiquera tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur fera part de l’existence de différends non réglés.

Les répondants et les employés peuvent obtenir des renseignements ou avoir accès à leur dossier personnel en contactant l’agent de la protection de la vie privée d’Environics Research .

Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes

Une personne pourra se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter la politique de confidentialité d’Environics Research au sein d’Environics Research.

Environics Research établira des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant ses politiques et ses procédures en matière de gestion des renseignements personnels, et y donner suite.

Environics Research informera ses répondants qui en font la demande écrite de l’existence de ces mécanismes ainsi que de l’existence de mécanismes de plainte.

La ou les personnes responsables du respect de la politique de confidentialité d’Environics Research peuvent solliciter un avis auprès d’un organisme extérieur, s’il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes déposées par des particuliers.

Environics Research fera enquête sur toutes les plaintes relatives au respect de sa politique de confidentialité. Si une plainte est jugée fondée, Environics Research prendra toutes les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses procédures, au besoin. Le répondant sera informé du résultat de l’enquête relative à sa plainte.